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          龍柏花苑第五屆業主委員會第一次會議

          添加日期:2014/10/17    瀏覽次數:1445
          龍柏花苑第五屆業主委員會議
          第一次會議紀要
           
              間:2014年10月11日 (星期六) 20:00~22:00
              :龍柏花苑 翠柏閣一樓 才藝教室
              席:房辦:金世敏、街道:盛婕、上航居委:朱雪菊
          出席委員:唐昌年、王瓊芝、翁建美、柯俊圣、李綱、莊德仁、吳開興、陳裕中、皇甫亦欣、凌震文、張惠萍、張喻、程頌平
          缺席委員:榮陳玉萍、滕立群
          列席人員:梁修尚、姚薇、倪金海、胡龍寶、賈豪峰、陸培娜
          會議記錄:姚薇
           
           
           
          一、會議達成的決議:
          1.    通過到場委員投票表決,推舉唐昌年先生擔任第五屆業委會主任,皇甫亦欣小姐擔任副主任。
          2.    推舉李綱先生擔任財務小組組長(組員:吳開興先生、柯俊圣先生),王章圓先生擔任工程小組組長(組員唐昌年先生),程頌平先生擔任物業管理小組組長(組員:呂偉棟先生,負責綠化和衛生方面工作)。
          3.    決定通過發放征詢函的方式召開業主大會,表決是否續聘萊利物業公司承接小區物業管理項目。
          4.    維修資金審計報告第四條“重要事項”中揭露:“業主分戶清冊顯示35、36幢產業地址、建筑面積與實際產證的描述不符;業主分戶清冊顯示部分購房人應交款實交款金額與購房人實際交納的應交款實交款的金額有差異”。當初高力公司派員錄入時,業主“應繳維修資金”與“實繳維修基金”與“登錄的維修資金”都有出入,部分業主共計多錄入了456,718.95元,部分業主少錄入144,796.28元。目前影響到維修資金的動用以及存放定期,同時也將造成利息的無謂損失。決定委派財務小組成員進行了解與審核,并研議有效的解決方案。
          5.    同意西門崗自行車停車棚加裝助動車充電器,以便分流裝修隊的車輛和業主、阿姨的自行車輛,且為有效運用同意安裝車棚頂棚。
           
          二、會議內容:
          (一) 選舉主任委員和副主任委員,推舉財務小組組長、工程小組組長、管理小組組長。
          (二) 萊利公司提報進駐迄今的工作報告,詳:會議資料
          1.    龍柏花苑物業管理處財務收支狀況報告(附:資產負債表和利潤表)
          2.    收繳率匯總:
          2012年及之前各年收繳率均達到100%, 2013年收繳率達到97.05%,2014年至9月底的收繳率為56.62%。
           
          (三) 其它事宜:
          1.    唐主任提議所有委員能提供電子郵件地址,因為每次開會要集合所有委員到場確有困難,能通過電子郵件來匯整委員們的意見,既全面且具效率。
          2.    業主委員會是一個監督小組,不是執行小組,大家可以提意見和監督,不參加實質性的執行事宜。有意見大家可以提出并一起解決,要提倡并營造和諧氛圍。
          3.    小區《業主公約》有許多業主還不清楚,建議再次公告周知對新進住的業主或租戶,或可復印提供遵循。
          4.    由建設銀行委派的審計公司進行維修資金的無償審計工作,且出具了審計報告,業已完成法定的公告程序。
          5.    業委會與萊利物業公司的合同本應于去年8月底到期,由于業委會換屆改選作業流程的進行,合同處于自動延續狀態。時值新一屆委員會成立之際建議先向全體業主發放征詢函,決定是否續聘事宜,如50%業主同意續聘,則依續聘程序簽署合同;如若有50%業主不同意續聘,則重新啟動招投標程序。續聘前提是萊利物業同意在不改變服務酬金的前提下,進行征詢。
          6.    有委員提出在征詢是否續聘原物業公司前,應先做滿意度調查;由于物業公司每年年底都會進行滿意度調查,已有完整的匯總資料,可提供備查與運用。
          7.    目前小區停車問題突出,任意停車、違規駕駛的現象層出不窮,嚴重影響車道暢通及人身安全,管理處雖無執法權,仍宜透過勸導與溝通,整飭此一亂象。
          8.    請每位委員依街道發放的“業主委員會委員登記表”格式提供個人資料,以利完成新一屆委員會成立的備案工作。

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